Hồ sơ năng lực không phải là một bảng báo cáo hoa mỹ tôn vinh những điều tốt đẹp của doanh nghiệp và được trân trọng dùng vào những dịp đặc biệt. Đây là tài liệu cần thiết trong mọi cuộc gặp gỡ với khách hàng, nhân viên và cả trong những cuộc tuyển dụng nhân sự, đại diện cho sự chuyên nghiệp của công ty với vai trò quan trọng:

– Tạo ấn tượng với khách hàng, đối tác: Bộ hồ sơ thể hiện cho bộ mặt công ty, là sản phẩm thương hiệu đầu tiên, một cách marketing thương hiệu trực tiếp đến với khách hàng, đối tác. Với sự xuất hiện bắt mắt, chỉn chu, đẹp đẽ, chắc chắn sẽ gây được ấn tượng rất mạnh từ lần đầu tiên, và điều này tạo cơ hội rất tốt cho doanh nghiệp. 

– Đấu thầu dự án: Profile doanh nghiệp thể hiện năng lực, khả năng của doanh nghiệp. Mục đích chính của profile là để tham gia đấu thầu dự án, thuyết phục đối tác.

– Truyền thông về doanh nghiệp: Các thông tin do bên trong cung cấp sẽ là nguồn thông tin chủ quan chính xác và đầy đủ nhất dành cho mọi đối tượng người đọc, khách hàng.

– Tạo sự khác biệt so với đối thủ cạnh tranh: Với danh sách các thành tích, năng lực đặc biệt của công ty được nêu ra trong profile là tiền đề tốt để cạnh tranh so với các đối thủ.

1. Lời chào, lời mở đầu hoặc thư ngỏ người đại diện công ty

2. Thông tin doanh nghiệp, Lĩnh vực hoạt động chính

3. Hồ sơ pháp lý, Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp.

4. Văn hóa doanh nghiệp, định hướng phát triển công ty

5. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, Nguyên tắc tuân thủ

6. Năng lực nhân sự, Hình ảnh nhân sự, Bằng cấp nhân sự

7. Tiếp theo cuốn hồ sơ năng lực có thể bao gồm báo cáo tài chính 3 năm gần nhất với công ty hoạt động trên 3 năm

8. Năng lực máy móc thiết bị và hình ảnh

9. Hình ảnh và nội dung công trình tiêu biểu

10. Đối tác tiêu biểu, Hợp đồng tiêu biểu (nếu có)

11. Lời cảm ơn, bìa sau cuốn hồ sơ năng lực

1. Trình bày theo dàn ý được biên soạn trước một cách đầy đủ, rõ ràng, đúng chính tả. Những yêu cầu này là yêu cầu tối thiểu mà quyển hồ sơ năng lực cần có và cần thực hiện nó một cách nghiêm túc. Các công việc chúng ta nghĩ rằng rất nhỏ bé, nhưng thực tế chúng rất quan trọng và chúng gửi đến khách hàng đối tác, nhà thầu của bạn một lời đề nghị nghiêm túc là “hãy làm việc với chúng tôi, chúng tôi rất nghiêm túc trong công việc”. Nếu các các bạn làm hồ sơ năng lực không rõ ràng có lỗi chính tả trong, lúc đó khách hàng sẽ đánh giá các bạn chưa nghiêm túc trong công việc và điều đó rất khó quyết định đối tác làm việc với công ty bạn.

2. Font chữ dùng trong viêc thiết kế hồ sơ năng lực nên sử dụng font-size : 12 đến 14  tùy vào từng loại font chúng ta dùng đảm bảo các font chữ trong hồ sơ phải dễ đọc, sử dụng căn chỉnh, định dạng Chữ đậm – Chữ in nghiêng – Chữ gạch chân, màu chữ phải để hợp lý để hồ sơ thêm rõ ràng.

Lưu ý: chúng ta không nên sử dụng 02 font chữ trong một văn bản Profile, không nên dùng quá nhiều màu, không nên lạm dụng chữ in nghiêng quá nhiều. Tuyệt đối không nên sử dụng chư HOA cho cả một đoạn văn bản điều này là tối kỵ.

3. Khi làm hồ sơ năng lực công ty bạn lưu ý nếu công ty bạn hay phải đi làm dự án với các đối tác nước ngoài hay các doanh nghiệp lớn bạn nên sử dụng thêm một ngôn ngữ thông  dụng khác nữa là Tiếng Anh. Việc này giúp cho công ty bạn có sự cạnh tranh cao hơn các đối thủ khi các đối tác không biết Tiếng Việt, điều này là một lợi thế.

4. Nên đưa phần kinh nghiệm, năng lực, cơ sở hạ tầng công ty vào quyển hồ sơ năng lực, trình bày một cách bài bản dễ xem

5. Nên sử dụng nội dung chữ ở mức vừa phải  và mang tính khái quát, tóm tắt sơ lược và sử dụng hình ảnh ở mức vừa phải, không lạm dụng quá nhiều và hình ảnh nên sử dụng ở chất lượng cao

6. Ở phần cuối trang bạn nên để lời cám ơn gửi đến khách hàng đã đọc hồ sơ của công ty mình và đừng quên để phần thông tin liên hệ với  công ty bạn.

– Chân dung lãnh đạo

– Hình ảnh hoạt động công ty – Họp – Teamwork

– Hình ảnh nhà máy, công trường

– Hình ảnh khách hàng, đối tác

– Hình ảnh dự án đã và đang thực hiện

Về mục đích sử dụng

Profile cho doanh nghiệp là ấn phẩm được sản xuất nhằm mục đích giới thiệu bao quát về công ty. Số lượng trang thông thường là mấy chục trang, thay đổi tùy thuộc và mục đích của doanh nghiệp. Mục đích và giới thiệu về doanh nghiệp.

Catalogue lại là ấn phẩm chủ yếu để giới thiệu danh mục sản phẩm dịch vụ và các thông tin liên quan như thông số và hình ảnh. Mục đích là giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ có trên chúng. 

Brochure là một ấn phẩm quảng cáo dưới dạng cuốn sách nhỏ. Chúng chứa định đa dạng nội dung có thể về sản phẩm, dịch vụ, sự kiện, người nổi tiếng, thông điệp, câu chuyện… 

Về đối tượng và trường hợp sử dụng

Doanh nghiệp sẽ dùng Profile trong trường hợp gặp khách hàng để trao đổi trực tiếp hoặc gửi online bản mềm. Với mục đích giới thiệu doanh nghiệp, các đối tượng mà doanh nghiệp gặp gỡ và đọc profile của họ là khách hàng, đối tác, chủ đầu tư,…

Catalogue thường được sử dụng cho tất cả khách hàng cho đến khách hàng tiềm năng (cả khách hàng bán lẻ, cá nhân lẫn khách hàng là doanh nghiệp cá nhân).  Catalogue hiện nay sẽ được phát tại điểm bán, gửi qua đường bưu điện hay qua Internet.

Về kiểu dáng, kích thước và màu sắc

Thường thì Profile sẽ có kiểu dáng là A4. Thế nhưng cũng có nhiều trường hợp không phải kích thước này. Hình ảnh trong Profile phải mang đậm tính chất của công ty, hình ảnh sắc nét, sát thực để tạo lòng tin. Ví dụ như thông tin về sản phẩm, các dự án đã làm… 

Catalogue không có nội dung nghiêm túc như Profile vì chúng được thoải mái thay đổi kích thước tùy theo tính chất của sản phẩm. Tất nhiên sản phẩm của Catalogue nên sử dụng các hình ảnh chân thật, nhưng không quá khắt khe. 

Brochure cũng có nhiều kiểu thông dụng như Bi-fold brochure, Tri-fold brochure, Booklet brochures… hay các khổ giấy A5 A4 A3… . Thế nhưng cũng tùy mục đích mà người thiết kế có thể thay đổi chúng. Hình ảnh trong Brochure có thể là ảnh thật hoặc ảnh vẽ… miễn sao thể hiện đúng tinh thần được đề ra ban đầu

Brochure sẽ được khoanh vùng đối tượng đọc kỹ càng tùy vào mục đích của Brochure trong dự án đó là gì. Chúng có thể được phát tại những nơi công cộng, điểm bán hay sự kiện…